E-arşiv, faturaların dijital ortamda oluşturulup gönderilmesi ve saklanmasına olanak tanıyan bir e-belge sistemidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen yasal standartlara uygun olarak düzenlenir. E-arşiv uygulaması, e-fatura kullanmayan son kullanıcılara veya mükellef olmayan kişilere fatura düzenlenmesi gerektiğinde devreye girer.
Bu sistem sayesinde kağıt fatura basımına gerek kalmaz. Faturalar, elektronik ortamda oluşturulup e-posta yoluyla gönderilir. Aynı zamanda, faturaların yasal süreler boyunca dijital olarak saklanması da mümkündür. Bu durum, hem kağıt kullanımını azaltır hem de belge arşivleme maliyetlerini düşürür.
E-arşiv sistemi, e-ticaret yapan firmalar için büyük kolaylık sağlar. Online satışlarda fatura düzenleme süreci tamamen dijital hale geldiğinden, operasyonel hız artar. Ayrıca, faturaların anlık olarak sistemde kayıt altına alınması, vergi denetimlerinde işletmelere avantaj sağlar.
Zaman damgası ve dijital imza özellikleri sayesinde, e-arşiv faturalarının güvenliği sağlanır. Belgeler, mevzuata uygun şekilde hazırlanır ve gerektiğinde kolayca erişilebilir. İşletmelerin dijitalleşme sürecinde önemli bir adım olan e-arşiv, muhasebe işlemlerinde de entegrasyon kolaylığı sunar.
Günümüzde birçok firma, operasyonlarını daha hızlı ve verimli yürütmek amacıyla e-arşiv sistemine geçiş yapmaktadır. Bu geçiş, maliyet tasarrufu sağlamanın yanı sıra müşteri memnuniyetini de artırır.
E-arşiv fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen ve alıcıya dijital olarak iletilen bir belge türüdür. E-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişilere veya kuruluşlara fatura düzenlemek isteyen firmaların e-arşiv kullanması zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre, günlük belirli tutarları aşan işlemler için e-arşiv fatura kesilmesi gerekir.
2025 yılı itibarıyla, vergi mükellefi olmayanlara yapılan 5.000 TL üzeri satışlarda e-arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur. Vergi mükellefleri arasındaki işlemlerde bu sınır 4.400 TL’dir. Bu tutarlar GİB tarafından her yıl yeniden belirlenebilir. Yasal sınırı geçen işlemler için hâlâ kağıt fatura kesiliyorsa, cezai yaptırımlar söz konusu olabilir.
E-arşiv sistemine geçmek isteyen firmalar, GİB’in ücretsiz e-belge portalını kullanabilir veya özel entegratör firmalarla çalışabilir. Entegrasyon sistemi sayesinde e-arşiv faturalar, muhasebe programlarıyla senkronize çalışır. Bu da işlem hızını ve belge yönetimini kolaylaştırır.
E-arşiv uygulaması sadece büyük şirketler için değil, e-ticaret yapan küçük işletmeler için de büyük kolaylık sağlar. İnternet üzerinden satış yapan işletmeler, müşterilerine fatura gönderimini hızlı ve hatasız şekilde gerçekleştirebilir. Aynı zamanda tüm belgeler dijital olarak saklandığı için arşivleme yükü ortadan kalkar.
Mevzuata uygun bir şekilde e-arşiv kullanan işletmeler, dijital dönüşümde önemli bir adım atar. Bu sistem, operasyonel verimliliği artırırken, maliyet ve zaman tasarrufu sağlar.
